Avtale om forretningsdrift av Bridgekameratene

 

Med bakgrunn i forslag fra styret om vedtektsendringer, som ble vedtatt på årsmøtet 2006, har styret vedtatt å innsette forretningsfører for Bridgekameratene.

 

Arbeidsinstruks for forretningsfører:

 

1.   Oppgaver under klubbkvelden:

 

a.    Planlegging:

 

                                                              i.      Sammen med leder for TU skal forretningsfører planlegge gjennomføring av spillekveldene på årsbasis etter godkjenning av og direktiv fra styret.

 

                                                            ii.      Sammen med TL skal forretningsfører se til at alle viktige forutsetninger er til stede for å arrangere en vellykket spillekveld hver eneste klubbkveld. Han skal:

 

1.    Sørge for at kort blir bestilt i tilstrekkelig antall dubletter.

 

2.    Sørge for at det alltid er tilstrekkelig med oppgjørskonvolutter til stede i lokalet.

 

3.    Sørge for at det er premier nok til stede.

 

4.    Sørge for forhåndsinnkjøp av spesielle premier til spesielle turneringer.

 

5.    Sørge for at det alltid er søknadsskjemaer for medlemskap tilgjengelig.

 

6.    Sørge for at der er velkomstkonvolutter til stede og at Leder eller den lederen måtte delegere får vite hvem som skal ønskes velkommen til klubben.

 

7.    Sørge for at turneringer som har spesielle forutsetninger blir godt forberedt på forhånd (laglister, imptabeller, etc.).

 

8.    Sørge for at det blir nedsatt et skikkelig appellutvalg til behandling av appeller som eventuelt måtte komme på klubbkveldene.

 

9.    Sørge for at resultatlisten blir slått opp på Bridgekameratenes oppslagstavle etter hver spillekveld.

 

b.    Drifting:

 

                                                              i.      Påta seg rollen som klubbens representant når Leder og/eller styret er borte, eller ønsker det.

 

1.    Sørge for at prominente gjester (æresmedlemmer, etc) blir ønsket spesielt velkommen.

 

2.    Sørge for at klubben får vite om klubbmedlemmer som har gjort det godt i eksterne turneringer.

 

3.    Sørge for at medlemmer som har gjort seg fortjent til en ny nål blir tildelt denne på klubbkvelden.

 

4.    Sørge for at medlemmer som går bort, blir hedret på en skikkelig måte.

 

                                                            ii.      Sørge for at resultatene blir  regnet i % når det gjelder flerkveldsturneringer og at prosentene blir slått sammen til en resultatliste etter endt turnering.

 

                                                          iii.      Holde orden i Bridgekameratenes to skap på BSV.

 

 

c.    Premiering:

 

                                                              i.      Sørge for at det blir foretatt premieutdeling.

 

                                                            ii.      Sørge for at uavhentede premier blir merket og satt inn i skapet.

 

                                                          iii.      Registrere mesterpoeng for medlemmene hos NBF

 

d.    Økonomisk styring:

 

                                                              i.      Sørge for at startkontingent blir samlet inn av TL.

 

                                                            ii.      Sørge for at TL foretar et lite regnskap på spesielt produserte oppgjørskonvolutter, både til BSV og til Bridgekameratene, og at penger blir lagt i konvoluttene i henhold til det som er riktig.

 

 

2.   Oppgaver mellom klubbkveldene:

 

a.    Styrearbeid:

 

                                                              i.      Delta i styremøter uten stemmerett når styret ønsker dette.

 

                                                            ii.      Utføre arbeidsoppdrag som blir pålagt av styret.

 

 

                                                          iii.      Føre referat fra styremøtene når dette blir ønsket.

 

b.    Komitéarbeid:

 

                                                              i.      Delta i TU og lage årsplan for klubbspillingen.

 

                                                            ii.      Delta i andre utvalg etter styrets ønske.

 

 

c.    Regnskap:

 

                                                              i.      Føre løpende regnskap for Bridgekameratene

 

                                                            ii.      Holde orden på bilag

 

                                                          iii.      Betale regninger etter melding fra styret

 

                                                          iv.      Sende ut krav fra klubben til klubbens medlemmer.

 

 

d.    Årsmøte:

 

                                                              i.      Lage budsjett før hvert årsmøte.

 

                                                            ii.      Fullføre regnskapsåret for hvert årsmøte med taps- og vinningskonti og balansekonti slik at revisor får tilstrekkelig tid til revisjon før årsmøtet.

 

                                                          iii.      Lage årsmøtereferat senest 14 dager etter årsmøtet.

 

                                                          iv.      Forberede og publisere årsmøtepapirene i samarbeid med styret.

 

                                                            v.      Sørge for at Årsmøtet har tilstrekkelig med kopier av årsmøtepapirene.

 

                                                          vi.      Publisere årsmøtereferatet på nettet og gjennom mail.

 

e.    Medlemskartotek:

 

                                                              i.      Føre og ajourholde medlemskartotek.

 

                                                            ii.      Holde orden på hvilke klubbmedlemmer som har gjort hva i styre og stell.

 

                                                          iii.      Holde orden på klubbmestre og vinnere av OSS-Toppen.

 

f.       Kontaktvirksomhet overfor klubbens medlemmer:

 

                                                              i.      Holde oversikt over medlemmenes kontaktdata

 

                                                            ii.      Sende ut meldinger fra styret, fra BSV og fra NBF når dette er nødvendig.

 

                                                          iii.      Ønske nye medlemmer velkommen til klubben og fortelle dem litt om klubbens virksomhet, websider og annen nyttig informasjon.

 

                                                          iv.      Hjelpe klubbens medlemmer med kontakt overfor NBF og NBF Oslo.

 

                                                            v.      Bistå klubbens medlemmer når det gjelder klager, appeller til NBF o.l.

 

                                                          vi.      Sende ut et informasjonsskriv 2-3 ganger i året (OSS).

 

g.    Kontaktviksomhet overfor andre organer:

 

                                                              i.      Ivareta klubbens forpliktelser overfor krets og forbund i.h.t. NBFs vedtekter.

 

                                                            ii.      Være behjelpelig med offentliggjøring av eksterne turneringer i inn- og utland.

 

                                                          iii.      Formidle nye bestemmelser tatt av styrende bridgeorganer som kan ha innvirkning på medlemmenes spilling og/eller hverdag.

 

h.    Web-sidene:

 

                                                              i.      Sørge for at resultatene blir publisert på Internet, både på BSVs sider og på Bridgekameratenes sider.

 

                                                            ii.      Sørge for at OSS-toppen blir holdt kontinuerlig ajour og publisert på nettsidene.

 

                                                          iii.      Sørge for at Web-sidene til Bridgekameratene er innbydende, er lette å slå opp i og har det innhold som medlemmene ønsker og trenger.

 

i.       Bridge-arrangementer:

 

                                                              i.      Delta i planlegging av eksterne turneringer.

 

                                                            ii.      Være med på alt det praktiske arbeid rundt innbydelser, publisering, spillbestilling, produksjon av turneringsutstyr osv.

 

j.       Sosiale tilstelninger:

 

                                                              i.      Delta i planlegging av fester, jubileer og andre sosiale tilstelninger etter pålegg fra styret.

 

                                                            ii.      Delta i den praktiske gjennomføring av slike anledninger.

 

3.   Økonomisk kompensasjon:

 

a.    Innsatsen godtgjøres med kr. 900,- pr spillekveld (basert på 34 spillekvelder). Beløpet utgiftsføres på oppgjørskonvolutten som administrasjonsutgifter. Beløpet inkluderer utgifter til telefon og internett.

 

b.    Forretningsfører kan dessuten skrive regning for alle aktuelle utlegg som vedrører drift av Bridgekameratene. Utbetalinger godkjennes av styrets leder.

 

c.    Forretningsføreroppdraget innebærer ingen reiser eller representasjon uten forhåndsgodkjennelse av styret.

 

4.   Avtalens varighet og gyldighet:

 

                                                              i.      Denne avtalen er gyldig fra årsmøte til årsmøte.

 

                                                            ii.      Avtalen kan sies opp med 3 måneders varsel av begge parter.

 

 

Oslo, 20/4-2006

 

 

 

Christel Gundelach

For styret i Bridgekameratene